Le publipostage ou le mailing

Introduction

Le publipostage (Mailing), consiste à pouvoir envoyer ou imprimer plusieurs pages (plus de 10 pages par exemple) de même type (nature) de mise en page ; Exemple de mailing, faire-part à un mariage, à un baptême, carte de voeux, etc. ... Cela vous permet de faire un modèle de lettre ou faire-part ou autre, et de le relier à votre liste de contact, au-lieu de refaire plusieurs fois la même lettre pour chaque contact.

Dans ce tutoriel, nous allons apprendre à utiliser le publipostage dans Word afin de créer automatiquement plusieurs documents personnalisés.

À quoi sert le publipostage ?

Le publipostage est une fonctionnalité puissante de Microsoft Word qui permet de créer et d'envoyer des documents personnalisés à un grand nombre de destinataires. En utilisant une source de données (comme une liste de contacts dans Excel), vous pouvez fusionner les informations spécifiques à chaque destinataire dans un modèle de document, ce qui vous évite de devoir créer manuellement chaque document.

Le publipostage permet :

• d’envoyer des lettres personnalisées,
• de créer des invitations,
• d’imprimer des étiquettes,
• de gagner énormément de temps.

Cette fonctionnalité est très utilisée dans :

• les entreprises,
• les associations,
• les administrations,
• les événements.

Mise en situation d'un publipostage

Supposons que vous souhaitiez envoyer des lettres de notification à tous vos clients. Vous pouvez créer un modèle de lettre avec des champs de fusion pour le nom, l'adresse et le message personnalisé.

Créer le document modèle avec une Mise en page de la lettre ; Dans un autre ducument (exemple : dans un fichier Excel), préparer la liste des contacts (Prénom, Nom, Adresse - Ville) ; Relier la base de données au document (Sélection des destinataires, Liaison avec Excel ou Word) ; Insérer les champs de fusion (Nom, Adresse, Civilité) ; Générer le publipostage (Aperçu des résultats, Impression, Exportation).

Étapes pour configurer un publipostage dans Word

Voici les étapes clés pour configurer un publipostage dans Word :

1. Créer le document principal : Ouvrez un nouveau document Word et rédigez le contenu de base de votre lettre ou document. Laissez des espaces pour les informations personnalisées.
2. Préparer la source de données : Créez une liste de contacts dans Excel ou utilisez une base de données existante. Assurez-vous que les colonnes sont clairement étiquetées (par exemple : Prénom, Nom, Adresse).
3. Lier la source de données au document : Dans Word, allez dans l'onglet "Publipostage" et sélectionnez "Sélection des destinataires". Choisissez "Utiliser une liste existante" et sélectionnez votre fichier Excel.
4. Insérer les champs de fusion : Placez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer une information personnalisée, puis cliquez sur "Insérer un champ de fusion" pour choisir le champ correspondant (par exemple : Prénom).
5. Aperçu et finalisation : Utilisez l'option "Aperçu des résultats" pour voir à quoi ressembleront vos documents personnalisés. Une fois satisfait, vous pouvez imprimer ou exporter les documents fusionnés.

En suivant ces étapes, vous pourrez facilement créer et envoyer des documents personnalisés à un grand nombre de destinataires en un temps record grâce au publipostage dans Word.

Conclusion

Le publipostage est un outil extrêmement pratique pour automatiser la création de documents personnalisés. Une fois maîtrisé, il permet un énorme gain de temps dans la gestion de courriers et documents en série.

Dans ce tutoriel, nous avons vu les étapes clés pour configurer un publipostage dans Word, depuis la création du document principal jusqu'à l'insertion des champs de fusion et la finalisation du processus. N'hésitez pas à expérimenter avec différents types de documents et sources de données pour tirer le meilleur parti de cette fonctionnalité.